Code d’éthique des membres du conseil d’administration de la Fondation Ronald Denis M.D.

Le présent Code d’éthique des membres du conseil d’administration de la Fondation Ronald Denis M.D. (la « Fondation ») détermine les devoirs et les obligations des administrateurs dans l’exercice de leurs fonctions. Il vise à favoriser la transparence au sein du conseil d’administration et responsabiliser ses administrateurs dans l’accomplissement de leurs obligations et devoirs généraux découlant de la mission de la Fondation dont les fins sont les suivantes :

• Continuellement améliorer l’accès aux soins et supporter toute approche médicale innovante tant dans le diagnostic, le dépistage, les traitements, les équipements, la recherche, la formation et la prévention.
• En vue de remplir les buts ci-haut mentionnés, solliciter auprès du public des contributions financières et demander et maintenir le statut d’un organisme de charité enregistré au sens des dispositions des lois de l’Impôt applicables, de temps à autre en vigueur.

Tout administrateur est tenu, dans l’exercice ou à l’occasion de ses fonctions, de respecter les principes d’éthique prévus par le présent Code.

2. Devoirs et responsabilités des administrateurs

2.1 Principes d’éthiques

L’administrateur de la Fondation doit :

• agir dans les limites de ses fonctions et des pouvoirs qui lui sont conférés;
• agir avec intégrité, honnêteté, indépendance, loyauté et bonne foi dans l’exercice ou à l’occasion de ses fonctions, et ce, au meilleur des intérêts de la Fondation;
• participer activement et dans un esprit d’équipe à l’élaboration et à la mise en œuvre des orientations générales de la Fondation;
• mettre à profit ses connaissances et son expérience de manière à favoriser la bonne administration de la Fondation et contribuer à la réalisation de sa mission.

3. Conflit d’intérêts

3.1 L’administrateur doit éviter de se placer dans une situation de conflit réel ou potentiel entre son intérêt personnel et ses devoirs d’administrateur de la Fondation.

3.2 L’administrateur ne peut solliciter, accepter ou exiger, dans son intérêt ou celui d’autrui, tout avantage susceptible de l’influencer dans l’exercice de ses fonctions.

3.3 L’administrateur ne peut utiliser à son profit ou à celui d’un tiers l’information obtenue dans l’exercice ou à l’occasion de ses fonctions.

3.4 Lorsque l’administrateur constate qu’il est ou estime qu’il pourrait être en situation de conflit d’intérêts à l’égard d’une question soumise aux délibérations du conseil, il doit déclarer son intérêt au conseil d’administration. Cette déclaration doit être consignée au procès-verbal de la réunion.

Dans pareilles circonstances, l’administrateur doit éviter d’influencer la décision s’y rapportant. Il doit se retirer de la séance pour la durée des discussions. Il ne peut participer aux délibérations et doit s’abstenir de voter relativement à cette question.

Le(a) président(e) du conseil d’administration a le pouvoir de déterminer le droit d’un administrateur de voter ou d’être présent pour un sujet particulier et il(elle) a le pouvoir d’intervenir pour l’empêcher de voter ou l’obliger à se retirer durant les délibérations du conseil d’administration.

4. Fin du mandat d’un administrateur

4.1 Le mandat d’un administrateur prend fin à l’expiration de son mandat ou à la suite de sa démission.

4.2 L’administrateur doit, après l’expiration de son mandat, respecter la confidentialité de tout renseignement, échange et discussion dont il a eu connaissance dans l’exercice ou à l’occasion de ses fonctions au sein du conseil d’administration.

4.3 L’administrateur qui a cessé d’exercer sa charge doit se comporter de manière à ne pas tirer, pour lui-même ou pour autrui, d’avantages indus de ses fonctions antérieures d’administrateur. N’est pas réputée être un avantage indu, sa participation aux différents programmes offerts par la Fondation si elle survient au moins une année après la fin de son mandat.

5. Application du code

5.1 Dans les soixante (60) jours de son adoption, chaque administrateur s’engage à reconnaître et à s’acquitter de ses responsabilités dans le respect du présent Code.

5.2 Toute plainte en lien avec l’application du présent Code doit être déposée par écrit au à l’adresse du siège de la Fondation. Le conseil d’administration, excluant l’administrateur visé par la plainte, détermine le commissaire qui sera chargé du dossier.

5.3 Le Commissaire à l’éthique a, notamment, pour fonction :

• de décider de la recevabilité d’une plainte;
• de rejeter à sa face même ou en cours d’enquête toute plainte s’avérant frivole;
• de faire enquête relativement à toute situation ou à toute allégation de comportement susceptible de déroger au présent Code;
• de rencontrer la personne ayant porté plainte ou toute autre personne concernée par les circonstances entourant l’incident;
• de rencontrer l’administrateur visé qui peut lui transmettre ses observations verbalement ou par écrit;
• de décider s’il y a eu contravention au présent Code et, le cas échéant, faire des recommandations au conseil d’administration quant aux sanctions applicables.

5.4 Le conseil d’administration se réunit à huis-clos et en l’absence de l’administrateur visé pour décider de la sanction à lui imposer.

5.5 Selon la nature, la gravité et la persistance du manquement ou de l’inconduite, les sanctions qui peuvent être prises sont la réprimande, la suspension ou la destitution. L’administrateur visé est informé par écrit de la sanction qui lui est imposée et des motifs qui la justifient.

5.6 Le présent Code entre en vigueur dès son adoption par le conseil d’administration. Il doit être revu au moins tous les quatre (4) ans.

Adopté par le conseil d’administration le 6 février 2024.