Politique sur la protection de la vie privée

Bienvenu sur le site internet de la Fondation Ronald Denis (la « Fondation ») (www.fondationronalddenis.com). En naviguant sur ce site internet, vous acceptez les modalités et conditions d’utilisation qui suivent.

Le site Web de la Fondation utilise des témoins pour améliorer l’expérience utilisateur. Ces témoins sont utilisés dans le but d’analyser les visites sur un site Web. Les Renseignements sont recueillis à des fins statistiques en vue d’améliorer votre expérience.

Ces Renseignements sont notamment :

• l’adresse IP tronquée de votre ordinateur
• votre fournisseur de services Internet
• le système d’exploitation
• le type et le modèle d’appareil
• la région ou la municipalité, déterminée d’après l’adresse IP
• le point d’origine (ex. : bannière, courriel, réseau social, etc.)
• les pages consultées sur le site de la Fondation (la séquence de consultation, les interactions dans la page, la date, l’heure, la durée et la fréquence de vos visites et vos activités, etc.)

Les Logiciels témoins sont notamment :

reCAPTCHA

reCAPTCHA est un service qui aide à protéger les sites web contre les abus automatisés tels que les spams ou les attaques par robots. Il fonctionne en différenciant les interactions humaines des scripts automatisés à l’aide de tests simples, comme reconnaître des images ou cocher une case « Je ne suis pas un robot ». Vous pouvez consulter la politique d’utilisation et de confidentialité aux liens suivants : https://policies.google.com/privacy?hl=fr  et https://policies.google.com/terms?hl=fr

Google Maps

Google Maps est un service de cartographie en ligne, offrant des cartes interactives, des itinéraires, des informations sur le trafic en temps réel et des vues satellite. Il permet aux utilisateurs de rechercher des lieux, de planifier des trajets en voiture, à pied, à vélo ou en transports en commun, et d’explorer des zones grâce à la fonctionnalité Street View. Google Maps est largement utilisé pour la navigation, la localisation de commerces et attractions, et la découverte de nouvelles destinations. Vous pouvez consulter la politique d’utilisation et de confidentialité au lien suivant : https://www.google.com/intl/fr_CA/help/terms_maps/

Google Analytics

Google Analytics est un outil d’analyse web, permettant à la Fondation de suivre et d’analyser le comportement des utilisateurs du site Web. Il fournit des données détaillées sur le trafic, telles que le nombre de visiteurs, leur origine géographique, les pages visitées, le temps passé sur le site, et les conversions. Ces informations aident à évaluer la performance du site web, à comprendre les habitudes des utilisateurs et à optimiser le contenu pour améliorer l’expérience utilisateur et atteindre des objectifs stratégiques. Vous pouvez consulter la politique d’utilisation et de confidentialité aux liens suivants : https://policies.google.com/technologies/partner-sites et https://support.google.com/analytics/answer/6004245?sjid=5175790137984370657-NA

YouTube

YouTube est une plateforme de partage de vidéos, permettant d’héberger, de diffuser et d’intégrer des vidéos sur différentes pages web. Grâce à son lecteur intégré, les utilisateurs peuvent visionner des vidéos directement sur un site sans quitter la page, ce qui améliore l’engagement et enrichit l’expérience utilisateur. Il offre également des fonctionnalités de personnalisation, comme le contrôle des options de lecture, et des outils analytiques pour suivre les performances des vidéos intégrées. Vous pouvez consulter la politique d’utilisation et de confidentialité aux liens suivants : https://www.youtube.com/static?template=terms&hl=fr&gl=FR#:~:text=Nos%20R%C3%A8gles%20de%20confidentialit%C3%A9%20d%C3%A9crivent,Kids%20en%20mati%C3%A8re%20de%20confidentialit%C3%A9. et https://www.youtube.com/intl/fr_ca/howyoutubeworks/user-settings/privacy/

3.1. Préambule

 La Fondation reconnaît l’importance de protéger les Renseignements personnels des individus tout en répondant à ses besoins légitimes de recueillir, d’utiliser et de divulguer ces Renseignements pour soutenir ses activités. Ces activités incluent l’accompagnement des personnes souffrant de problèmes de santé, dont notamment la santé de l’homme ou l’obésité massive, l’action bénévole et la collecte de fonds.

La présente politique est conforme aux législations applicables en matière de protection des Renseignements personnels.

3.2. Définitions importantes

 Dans la présente politique, on entend par :

• Individus: Les personnes à propos desquelles la Fondation collige, utilise et conserve des informations personnelles pour la bonne marche de ses activités. Les Individus incluent dans ce contexte les patients, les bénévoles, les stagiaires, les donateurs, les thérapeutes, les employés et autres personnes ayant communiqué leurs données en vue de rester informés des programmes de la Fondation.
• Incident de confidentialité: (i) l’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel : (ii) l’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel : (iii) la communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; ou (iv) la perte d’un renseignement personnel ou tout autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.
• Renseignement personnel ou Renseignements personnels: tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

3.3. Responsable de la protection des Renseignements personnels

Le Dr Ronald Denis est désigné à titre de Responsable de la protection des Renseignements personnels. Il est joignable pour toute question ou préoccupation relative à la vie privée à l’adresse suivante : info@fondationronalddenis.com.

La présente politique vise à définir les pratiques relatives :

• À l’obtention du consentement des individus pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de leurs Renseignements personnels;
• À la minimisation des Renseignements personnels recueillis;
• À l’utilisation de ces Renseignements personnels uniquement aux fins prévues;
• À la conservation et à la sécurité des Renseignements personnels;
• À l’accès des individus à leurs Renseignements personnels et à leur exactitude;
• À la protection contre tout accès, utilisation ou divulgation inappropriés.

Cette politique s’applique à tous les administrateurs, employés, bénévoles, partenaires et autres personnes agissant au nom de la Fondation. Elle couvre les Renseignements personnels des patients, donateurs, bénévoles, employés et autres individus ayant partagé leurs informations avec la Fondation.

 6.1. Collecte des Renseignements

 Les Renseignements personnels sont recueillis auprès et au sujet des individus afin d’assurer l’efficacité des programmes ou des activités, celles de collecte de fonds, le recrutement des bénévoles, la gestion et la résiliation des relations avec les bénévoles et les employés.

L’information peut également servir à tenir des statistiques ou à évaluer les stratégies de recrutement et de gestion.

La gestion adéquate des informations permet d’assurer la disponibilité des Renseignements personnels pour la prise de décisions, et de protéger les droits de la Fondation et des particuliers. Elle constitue une preuve des progrès et de l’historique des individus, et peut servir de source documentée d’information exacte à leur sujet.

L’organisme ne recueille que les Renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées, et procède de façon honnête et licite.

6.2. Renseignements personnels recueillis

 Les Renseignements personnels que nous collections sont notamment :

• Nom et coordonnées;
• Adresse du domicile;
• Adresse électronique;
• Carte de crédit.

6.3. Consentement

 Lorsque la Fondation recueille des Renseignements personnels auprès de particuliers, celle-ci explique le but de cette collecte d’information et obtient le consentement préalable.

Un consentement implicite (ou tacite) est un consentement qui va de soi, sans être formellement exprimé verbalement ou par écrit. Par exemple, si un bénévole potentiel remplit un formulaire d’inscription, auquel cas il peut s’attendre raisonnablement à ce que ces informations soient colligées et utilisées dans le cadre de son implication dans l’organisme. Dans un tel cas, le particulier remet volontairement ses Renseignements personnels.

Un consentement explicite (ou exprès) est parfois exigé, ce qui signifie que l’organisme doit aviser clairement les particuliers (verbalement ou par écrit) qu’ils ont l’option d’y consentir ou non et obtenir un acquiescement formel de la part de l’individu. La vérification des antécédents judiciaires lors du recrutement d’une personne exige qu’elle y consente en signant un document, de même que si on utilise la photo d’un individu dans les publications de l’organisme.

Des formulaires internes sont habituellement disponibles à ces effets.

Toute personne est informée de toute collecte, utilisation ou communication de Renseignements personnels qui la concernent et y consentit de manière tacite ou explicite, à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire. Pour ce faire, la Fondation :

• Définis clairement quels Renseignements sont obligatoires et essentiels à ses processus, et quels sont les renseignements facultatifs;
• Décris comment l’information recueillie sera utilisée dans le cadre de ses activités;
• Se montre transparent quant au moment où les Renseignements personnels pourraient être divulgués et précise s’ils seront partagés avec d’autres programmes, des tiers externes ou selon les exigences de la loi;
• Précise si la fondation a l’intention de vérifier les Renseignements personnels soumis;
• S’assure, dans la mesure du possible, que l’information fournie par les individus est complète, exacte et vraie;
• Indique des pénalités administratives ou autres peuvent s’appliquer si un individu fournit de faux Renseignements personnels;
• Précise la période de conservation des Renseignements personnels;
• S’assure qu’une tierce personne a consenti à ce que le bénévole ou le personnel des partenaires fournisse ses Renseignements personnels, si un contact autre que celui des personnes mentionnées plus haut (par ex., personne à contacter en cas d’urgence) est mentionné sur le formulaire.

6.4. Utilisation et divulgation

 Les Renseignements personnels ne sont pas utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige.

Par ailleurs, les Renseignements personnels des bénévoles, donateurs, partenaires et bénéficiaires (y compris les photographies et la biographie) peuvent être recueillis, utilisés et divulgués dans le cadre des activités de l’organisme, notamment dans des bulletins d’information ou sur des sites Web et médias sociaux.

La divulgation de Renseignements personnels est assujettie à la législation applicable à la Fondation; toutefois, de façon générale, les renseignements personnels peuvent être divulgués:

• Aux fins pour lesquelles l’information a été recueillie ou pour une utilisation alignée avec un besoin particulier (par ex., détermination ou vérification de l’aptitude d’une personne à faire du bénévolat au sein de la Fondation);
• Si un individu a consenti par écrit à la divulgation de ses Renseignements personnels (par ex., afin de pouvoir communiquer avec le conjoint, un membre de la famille ou un ami d’un patient et/ou donateur blessé ou malade);
• Si une telle divulgation est nécessaire pour se conformer à une loi fédérale ou provinciale.
• Quelles que soient les circonstances, la Fondation ne loue, ne vend, ni n’échange les Renseignements personnels des individus.

6.5. Conservation et élimination

 La Fondation conserve les Renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire pour réaliser les fins déterminées ou pour respecter les exigences légales notamment en matière fiscale. Les documents sont ensuite dûment détruits selon des procédures sécuritaires.

6.6. Sécurité des Renseignements

 Les Renseignements personnels sont protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

La Fondation met en place et assure des mesures de protection adéquates afin que l’accès aux Renseignements personnels des dossiers des bénéficiaires, bénévoles et autres personnes en lien avec la Fondation se limite aux personnes suivantes :

• Personnes autorisées par la Fondation, qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions;
• Personnes à qui les individus ont donné leur consentement;
• Personnes autorisées par la loi.

La préparation et la gestion de dossiers électroniques et papier assurent le maintien de leur intégrité et de leur authenticité par l’adoption de mécanismes de contrôle qui permettent le suivi de leurs mouvements et préviennent tout accès ou utilisation non autorisé, ou encore toute modification ou suppression inappropriée et malicieuse.

La Fondation n’épargne aucun effort raisonnable pour des mesures de protection nécessaires contre la perte, l’utilisation malveillante et l’altération des Renseignements personnels qui sont de son ressort. Les politiques de sécurité́ sont révisées périodiquement.

Des réseaux de données sûrs, protégés par des pare-feux répondant aux normes de l’industrie, ainsi que par des systèmes de protection par mot de passe, sont utilisés. Les Renseignements relatifs aux cartes de crédit sont traités à l’aide de systèmes de cryptage et de standards de sécurité de l’industrie et en respect des lois canadiennes en matière de commerce et d’opérations bancaires. L’utilisation des ordinateurs et du courrier électronique est encadrée conformément aux politiques de l’organisme relatives aux ordinateurs, à Internet et au courrier électronique.

Le personnel, les employés des partenaires et les membres du conseil d’administration de la Fondation font preuve de respect et de dignité en assurant la confidentialité des Renseignements des bénévoles, des patients et des donateurs et en ne partageant aucun détail des discussions avec une personne qui n’a pas besoin d’être mise au courant des faits.

 7.1. Accès et correction

 Tout individu a le droit de demander l’accès à ses Renseignements personnels et de demander leur correction en contactant le Responsable de la protection des Renseignements personnels.

7.2. Retrait du consentement

 Les individus peuvent retirer leur consentement à tout moment, sous réserve des obligations légales ou contractuelles de la Fondation.

7.3 Plaintes

 Toute plainte relative à la protection des Renseignements personnels peut être adressée par courriel à info@fondationronalddenis.com. La Fondation s’engage à traiter les plaintes de manière confidentielle, dans les meilleurs délais et à prendre les mesures correctives nécessaires.

Dans certaines circonstances restreintes, il peut être nécessaire de partager certains Renseignements personnels avec un partenaire de service embauché et associé par la Fondation. Tous nos fournisseurs ou partenaires de services doivent préserver la confidentialité et la sécurité des Renseignements personnels et ne les utiliser qu’en respectant les lois sur la protection des renseignements personnels applicables. Selon les stipulations d’une entente de confidentialité signée par lesdits fournisseurs de services et/ou partenaires, il leur est par ailleurs interdit d’utiliser ou de communiquer des Renseignements personnels à quelques autres fins que ce soit, à l’exception de celle de fournir des services pour lesquels ils ont été embauchés.

De manière générale, les fournisseurs tiers que nous utilisons vont uniquement recueillir, utiliser et divulguer vos Renseignements personnels dans la mesure du nécessaire pour pouvoir réaliser les services qu’ils nous fournissent.

Cependant, certains tiers fournisseurs de services, comme les passerelles de paiement et autres processeurs de transactions de paiement, possèdent leurs propres politiques de confidentialité quant aux Renseignements que nous sommes tenus de leur fournir pour vos transactions d’achat. Vous trouverez de l’information supplémentaire à cet effet à la section 9 ci-dessous.

En ce qui concerne ces fournisseurs, nous vous recommandons de lire attentivement leurs politiques de confidentialité pour que vous puissiez comprendre la manière dont ils traiteront vos Renseignements personnels.

La Fondation fait en sorte que la présente politique et ses pratiques concernant la gestion des Renseignements personnels soient facilement accessibles à toute personne.

Toute personne peut s’enquérir, en formulant une demande écrite au responsable de la confidentialité, de l’existence de Renseignements personnels la concernant, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers.

La Fondation est responsable des informations recueillies, et cette responsabilité s’étend à tous les employés, partenaires et bénévoles qui y ont accès. Tous les employés, partenaires et bénévoles sont donc tenus à la protection des Renseignements personnels qu’ils recueillent, contrôlent ou ont accès dans le cadre de leurs fonctions. Ils ont de plus l’obligation de réserve et de confidentialité, en conformité avec la présente politique et l’esprit de la Loi; tout manquement à ces dernières pourra mener à des mesures disciplinaires ou administratives, pouvant aller jusqu’au congédiement des employés, à l’expulsion des bénévoles dans les cas graves et à l’annulation de tout partenariat ou entente avec un tiers.

Les questions relatives à la protection de la vie privée sont intégrées aux ententes et programmes d’orientation et de formation des employés bénévoles et partenaires.

11.1. Conseil d’administration

 Le conseil d’administration est responsable :

• D’approuver cette politique et ses mises à jour;
• D’assurer un suivi annuel sur son application.

11.2. Direction générale

La direction générale doit :

• Former les employés, partenaires et bénévoles aux principes de cette politique;
• Veiller à la mise en œuvre des mesures de protection et des contrôles internes;
• Présenter un rapport annuel au conseil sur l’application de cette politique.

11.3. Responsable de la protection des Renseignements personnels

 Le Dr Ronald Denis veille :

• À la conformité des pratiques de la Fondation avec la Loi 25;
• À répondre aux demandes des individus et à traiter les plaintes ou déléguer ces tâches pour en assurer un suivi dans les délais;
• À recommander des améliorations à la politique.

La présente politique sera révisée périodiquement pour s’assurer de sa conformité aux lois applicables et de son efficacité dans la protection des Renseignements personnels.